Kurz-Zusammenfassung

Ein effektiver Vertriebsprozess endet nicht beim Angebot – er beginnt beim Lead und reicht bis zur automatisierten Rechnungsstellung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie weclapp den gesamten Ablauf lückenlos abbildet und welche Vorteile Unternehmen daraus ziehen. Ideal für alle, die ihren Vertrieb skalierbarer und transparenter gestalten möchten.

Problem & Ausgangssituation

Viele Unternehmen arbeiten im Vertrieb noch mit getrennten Systemen: Leads liegen in Excel, Angebote werden in Word erstellt, Aufträge im ERP – und Rechnungen entstehen oft manuell. Dadurch entstehen:

• Medienbrüche und Doppelarbeit
• Fehlende Nachverfolgung im Lead- und Angebotsprozess
• Unklare Zuständigkeiten und mangelnde Transparenz
• Verzögerte oder fehleranfällige Rechnungsstellungen
• Kein einheitlicher Überblick über Pipeline, Forecast oder Auftragsstatus

Je mehr ein Unternehmen wächst, desto stärker zeigen sich diese Schwächen. Spätestens dann wird klar: Ein integrierter Vertriebsprozess im ERP-System ist unverzichtbar.

Lösung / Funktion / Neuerung

Leads und Interessenten zentral erfassen

weclapp ermöglicht die strukturierte Pflege von Kontakten, Interessenten und Kunden im CRM-Modul. Such‑ und Filterfunktionen erleichtern die Arbeit und schaffen Transparenz über alle relevanten Daten.

Praxisnutzen:

• Leads können direkt qualifiziert, kategorisiert und nach Schlagworten gefiltert werden.
• Alle Interaktionen (Anrufe, E-Mails, Aufgaben) bleiben beim Datensatz – keine Informationen gehen verloren.

Angebote erstellen & nachverfolgen

Angebote können anhand der vorhandenen Kunden- und Artikeldaten schnell erstellt werden.
weclapp unterstützt dabei strukturierte Abläufe und sorgt für eine nachvollziehbare Angebotshistorie.

Tipps & Tricks:

• Angebotsvorlagen nutzen, um Standardpositionen und Layouts zu vereinheitlichen
• Angebotswahrscheinlichkeiten für Forecasts pflegen

Vom Angebot zum Auftrag – ohne Medienbruch

Sobald ein Kunde das Angebot annimmt, kann es in weclapp mit einem Klick in einen Auftrag übernommen werden.
Komplett‑Workflows ermöglichen, dass Auftrag, Lieferung und Rechnung in einem durchgängigen Prozess abgewickelt werden.

Beispiel:
Ein eingehender Auftrag kann automatisiert weitere Schritte triggern – z. B. Erstellung einer Lieferung oder eines Lieferscheins.

Lieferung & Fakturierung im Komplett-Workflow

weclapp bietet vollständige Workflow-Aktionen, die mehrere Schritte zusammenfassen.
Beispiele:

• Lieferung erstellen
• Lieferschein erzeugen
• Versandetikett erstellen

Vorteil:
Vertrieb und Logistik arbeiten mit klar strukturierten Prozessschritten, ohne manuell zwischen Modulen wechseln zu müssen.

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Über den Rechnung-Komplett-Workflow können Rechnungen finalisiert, gebucht und versendet werden.

Für Dienstleistungen, Supportverträge oder Abonnements lassen sich wiederkehrende Rechnungen automatisieren – inklusive definierter Intervalle und Laufzeiten.

Praxisbeispiel:
Ein IT-Dienstleister legt einen monatlichen Servicevertrag an → weclapp generiert automatisch jede Periode eine korrekte Rechnung.

Geschäftlicher Mehrwert

• Zeitersparnis durch Wegfall manueller Schritte in Angebotserstellung, Auftrag, Lieferung und Rechnungsstellung
• Mehr Transparenz über Leads, Pipeline und Auftragsstatus – ideal für Forecast und Ressourcenplanung
• Reduzierte Fehlerquote, da Daten nur einmal erfasst werden müssen
• Schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kunden, da alle Informationen zentral vorliegen
• Skalierbarkeit, weil automatisierte Workflows auch bei wachsendem Volumen stabil funktionieren

Für wen ist das besonders relevant?

• Unternehmen mit aktiven Vertriebsprozessen (B2B & B2C)
• Dienstleister mit wiederkehrenden Leistungen
• Handelsunternehmen mit kombinierten Vertriebs- und Logistikprozessen
• Teams, die aktuell mit mehreren Tools arbeiten (Excel, CRM, ERP getrennt)
• Firmen, die wachsen und ihre Vertriebsprozesse professionalisieren wollen

Praxis-Hinweis der SGB IT

In vielen Projekten sehen wir, dass der reine Wechsel zu weclapp nicht automatisch zu besseren Vertriebsprozessen führt.

Entscheidend ist:

• ein sauber definierter Lead‑ und Angebotsprozess
• klare Verantwortlichkeiten zwischen Verkauf, Innendienst und Faktura
• sinnvolle Nutzung der Workflows statt manueller Einzelschritte
• einheitliche Angebots- & Artikeldaten

Wir empfehlen vor der Einführung eine Prozessanalyse, um technische Funktionen und organisatorische Abläufe optimal in Einklang zu bringen.

Beratungs- und Unterstützungsimpuls

Wenn Sie einen Vertriebsprozess in weclapp durchgehend digitalisieren möchten, unterstützen wir Sie gern – von der Prozessanalyse über die Einrichtung bis zur Schulung Ihres Teams.
Oft lassen sich bereits mit kleinen Anpassungen deutliche Effizienzgewinne erzielen.

Melden Sie sich einfach, wenn Sie über Ihre aktuelle Situation sprechen möchten. Wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung, welche Schritte sich für Ihr Unternehmen lohnen.